Open brief ‘kostbare tijd’

Open brief ‘kostbare tijd’

Ik wil graag de situatie van afgelopen dinsdag schetsen. Een aantal maanden geleden boekt ‘een klant’ een afspraak. Een afspraak inboeken gebeurt trouwens altijd op vraag van patiënt, er zijn hier nooit verplichtingen toe.‘De klant’ vroeg de afspraak om 18u15 in Torhout omdat de afspraak dan direct aansluit na het werk van ‘de klant’. Omdat ik om 19u reeds in mijn praktijk in Izegem start, wist ik dat het moeilijk kon worden. Daarom schuif ik mijn afspraken in Izegem op. Mijn agenda zit overvol wegens mijn recentelijk verlof. De klant plant echter de afspraak maanden van vooraf dus krijgt hij de eerste keus.  Ik stel alles in het werk om de klant een goede service te leveren enik bouw mijn agenda hier rond op.

Om de paar weken komt een koppel naar Izegem voor opvolgconsultaties. Ik zie hen laatste keer net voor verlof en we plannen nieuwe consultatie in op vraag van hen zo snel mogelijk na mijn verlof. Ik zie hen normaal altijd om 19u. Maar de eerste dinsdag na verlof is 19u niet vrij omdat ik ‘de klant’ eerst nog zie in Torhout en die afspraak van ‘de klant’ staat al maanden vast dus respecteer ik dit. Ik zeg tegen hen dat het eerste moment dat ik nu maar vrij heb om 21u is. Ai, probleem voor hen. Normaal om 19u komen hun kinderen eventjes mee, maar tegen 21u moeten ze zeker slapen. Hoe lossen we dit op? Na veel telefoontjes hebben ze een oplossing gevonden en betalen ze een babysit zodat ze om 21u kunnen komen. Ik merk wel een kleine ontgoochelingdat ze niet kunnen komen zoals altijd om 19u, maar in mijn agenda is niks eerder meer vrij.

Ik krijg dinsdag een half uur voor afgesproken tijdstip een ‘sms’ van ‘de klant’ dat hij in verlof is en zo niet kan komen, hij is me vergeten in te lichten.  Het kan natuurlijk altijd eens gebeuren, maar het was reeds de tweede keer … Voor mij is dit zeer frustrerend en natuurlijk is een half uur voor de afspraak weinig respectvol, niet alleen naar mij toe maar vooral ook voor het koppel die op dat tijdstip had kunnen komen indien ik eerder op de hoogte was geweest!

Ik heb er alle begrip voor indien een afspraak eens niet kan doorgaan wegens onvoorziene omstandigheden. Dan verwacht ik wel het minste respectom zo snel mogelijk mij in te lichten.

Hierdoor heb ik (en andere zelfstandigen als dokters, psychologen, logopedisten, kinesisten, …) ook een regel opgemaakt: Indien men niet aanwezig is op een gemaakte afspraak zonder te verwittigen minimaal 24 u op voorhand zijn we genoodzaakt de consultatie aan te rekenen.

Dit bedrag is niet om geld van je af te troggelen, maar om jou als klant bewuster te maken van mijn tijd, want mijn tijd is ‘kostbaar’. Ik werk in een zorgsector waarbij ik mijn job doe om zoveel mogelijk mensen te helpen en begeleiden naar een gezond voedingspatroon. Als dan last minute een afspraak niet doorgaat of mensen komen gewoon niet, ben ik vooral ontgoocheld omdat ik die ‘kostbare’ tijd nuttig kon invullen door iemand anders te begeleiden.

Ik kan inkomen dat je dit bedrag niet wil betalen, want ik heb niet ‘gewerkt’ voor dit geld. Je hebt hier trouwens gelijk in en ik werk/help ook liever voor mijn geld. Daarom zet ik het geld van de ‘gemiste consultaties’ apart en doneer ik dit bedrag jaarlijks naar een goed doel.Zo wordt de ‘kostbare tijd’ toch nog nuttig besteed.

Met dank voor jullie begrip!

Diëtist Tom